في المقام الاول : الأضافة للمخازن :-
عــند ورودبضاعة [ مشتريات بغرض البيع ] أو[ خامات ] أو [ مستلزمات للتشغيل ] ينفذ الآتى :-
1- أستلامها بمعرفة لجنة التفتيش والأستلام وتجنيب الفاسد وليست الجيد للأستخدام أو للبيع وعدم أستلامه زهره للمورد .
2- يقوم صادق المستودع بأستلام المقادير الواردة على أذون أضافة مخزنية مسلسلة ( من أصل +2 صورة خلفية ) ويفضل أن ينفذ استلام جميع صنف من الجروبات الأساسية [ خامات – مشتريات بغرض البيع – مستلزمات ] فى أذن أضافة منفصل .
- ينفذ ارسال الأصل إلى الفرع المالية .
- صورة خلفية لقسم اكونتات ملاحظة المخزون
- صورة خلفية ناحية صادق المستودع للتسجيل منها فى كروت النوع
ثانيا : لدى الصرف من المستودعات :-
1- ينفذ الصرف إنشاء على حاجه صــــرف مستمد من فرع البيع و فرع الشـركة [ والتأكد من السداد أو موافقة الإدارة على البيع الآجل ] .
2- ينفذ تحرير أذن صرف مستودعات تمثلية من أصل +2 صورة خلفية يكتب به جميع الأنواع المرغوب صرفها طبقا لطلب الصرف الوارد وتوثيق عدد حاجه الصرف والتاريخ وأسم العميل أو المستقبل .
- ينفذ أرسال الأصل إلى الفرع المالية .
- صــــــورة للعميل ترفق مع الفاتورة .
- صــــــورة بالمخـــزن للتسجيل منها .

ثالثا : حركة المخزون وسط المستودعات الفرعية داخل المؤسسة :-
* لدى أضافة أنواع مخزنية محوله من مستودع آخر ينفذ تحرير أذن تغير آت من أصل +2 صورة خلفية بكافة الأنواع الواردة وأسم المستودع الوارد منه والتاريخ .ويـــــــتم :-
- أرسال الأصل إلى الفرع المالية .
- صـــــــورة للمخزن المحوله منه .
- صــــورة بالمخزن للتسجيل منها .
* لدى صرف أنواع مخزنية محوله إلى مستودع آخر ينفذ تحرير أذن تغير صادر من أصل +2 صورة خلفية يكتب به جميع الأنواع المحوله ولقب المستودع المحول إليه والتاريخ .
ويتـــــم أرسال :-
- الأصـــــــل للإدارة المالية .
- صورة خلفية للمخزن المحول إليه .
- صورة خلفية بالمخزن للتسجيل منها .
رابعا : لدى رد أو أرتجاع أنواع مخزنية مـن الزبائن ( مرتجعات وارده ) ينفذ تحرير أذن أرتجاع أنواع وارده من أصل +2 صورة خلفية تمثلية يكتب به جميع الأنواع المرتجعه وكميتها ولقب العميل صديق تلك الأنواع .
ويتـــم أرســال :- الأصل للإدارة المالية لعمل التسوية اللازمة وهذا لتحرير شعر منافس بقيمة تلك الأنواع المرتجعه وخصمها من مديونية العميل المستحقة عليه.
- صـــــــورة لإدارة المبيعات .
- صورة خلفية بالمخزن للتسجيل منها .
خامسا : لدى رد أنواع مخزنية للموردين ( نابعة ) :-
ينفذ تحرير أذن أرتجاع أنواع نابعة من أصل +2 صورة خلفية يكتب به جميع الأنواع التى حدث ردها للمورد وكميتها ومعلومات المورد والتاريخ .
ويتـــــم أرسال :-
الأصل للإدارة المالية لتحرير شعر أضافة على رصيد المورد بقيمة تلك الأنواع المرتجعه إليه وتنزيلها على حسابه ناحية المؤسسة .
- صـــــورة لإدارة المشــتريات .
- صــورة بالمخزن للتسجيل منها .
سادسا : الأنواع الفاسدة ( المعيبة ) و الراكده و بطيئة الحركة :-
فى وضعية حضور أنواع مخزنية فاسدة ومعيبة أو راكده أو بطيئة الحركة يقوم صادق المستودع بحصر هـــذه الأنواع وتسجيلها فـــى أعلن جرد مخصص بها مــــن أصل +2 صورة خلفية فى أواخر العام المالية وقبل الجرد السنوى .
ويتـــــم أرسال :-
- الأصل للإدارة العليا بالشركة .
- صــــورة لــلإدارة المـالية .
- صـــــورة تحفـظ بالمخزن .
وينفذ ضبط تلك الأنواع كالآتى :-
بـــيان
الشــرح

- أنواع فاسده [ معيبة ]

- الأنواع الراكده

- الأنواع بطيئة الحركة
- العيب ظاهر و بارز بها على نحو حاسم .
- التى لم تتحرك اثناء السنة المالى نهائيا

- الـــــتى تتحرك بشـــكل بــــــطئ [ لا تتعدى الحـركة عليها خــــلال العام ثلاث مرات ] .



سابعا :
يقوم صادق المستودع بأمساك كارت نوع لكافة نوع مخزنى يوثق فيه من حقيقة أذون الأضافة وأذون الصرف واذون الأرتجاع وأذون التغيير ماإذا الواردةأو النابعة بحيث يصبح باستمرار الحساب المسجل بالكارت مطابقا للموجود فعليا .
ثامنا :
يقوم صادق المستودع شهريا بتحرير أعلن جرد من أصل + صورة خلفية يكتب فيه جميع الأنواع المخزنية وكميتها ويبعث الأصل للإدارة المالية ويحتفظ بالصورة طرفه للمراجعة .













سيستم الرقابة المحلية بالإدارة المالية






- يستند سيستم الرقابة المحلية على :-
1- تجميعة دفترية [ نظام محاسبى ] .
2- تجميعة مستندية .
(1) المجموعة الدفترية [ النظام المحاسبى ] :
يتشكل السيستم المحاسبى من تجميعة دفترية تستند فى التوثيق على الطريقة الأمريكية بالنظام اليدوى .
بيـــــــان المجموعــــة الدفترية

في المقام الاول : الدفاتر القانونية ( الموثقة ) :-

أسم الدفتر
خصائص الدفتر
ملاحظات
دفتر اليومية العامة
دفتر2 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر الجـــرد
دفتر4 خانة وتقرير أزورية100 صفحة


ثانيا : المجموعة الدفترية [ الدفاتر المالية والمحاسبية ] :-

أسم الدفتر
خصائص الدفتر
ملاحظات
دفتر يومية أمريكية
دفتر4 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى مصروفات التوظيف
دفتر54 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى المصروفات التسويقية
دفتر36 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى المصروفات العمومية والإدارية
دفتر36 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى الأصول الثابتة و مجمع أهلاك
دفتر8 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى النقدية بالبنوك
دفتر4 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى الودائع بالبنوك
دفتر4 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى النقدية بالصندوق
دفتر4 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى الاكونتات البلدة
دفتر6 خانة وتقرير أزورية100 صفحة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى الاكونتات الدائنة
دفتر6 خانة وتقرير أزورية100 صفحة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى دائنون و أوراق الدفع
دفتر6 خانة وتقرير أزورية100 صفحة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى مدينون و أوراق قبض
دفتر6 خانة وتقرير أزورية100 صفحة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى مداخيل النشاط
دفتر6 خانة وتقرير أزورية100 صفحة
[ أو4 خانة ]
دفتر تحليلى المداخيل المتعددة
دفتر6 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى دماغ المال
دفتر4 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى جارى الشركاء
دفتر6 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر أنواع المخزون [ كمية ]
دفتر6 خانة وتقرير أزورية100 صفحة
كروت نوع [ كمية ]
دفتر ملاحظة اكونتات المخزون [ كمية / قيمة ]
دفتر8 خانة وتقرير أزورية100 صفحة
كروت نوع [كمية / قيمة]

ثالثا : المجموعة الدفترية [ ضريبة المبيعات ]

أسم الدفتر
خصائص الدفتر
ملاحظات
دفتر تحليلى المبيعات
دفتر8 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى المدخلات [ المشتريات ]
دفتر8 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى مردودات المبيعات
دفتر8 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر تحليلى مردودات المشتريات
دفتر8 خانة وتقرير أزورية100 صفحة

دفتر خلاصة توريد الضريبة
دفتر8 خانة وتقرير أزورية100 صفحة



(2) المجموعة المستندية :
أى عملية مالية تنفذ بالشركة لابد أن يصبح لها مستند يؤكد حدوث تلك العملية المالية شبيه :-
- مستند المبيعات فاتورة مستخرجة من المؤسسة للعميل
- مستند المشتريات فاتورة واردة من المورد
- مستند السداد النقدى أذن صرف نقدى
- مستند استلام نقدية أذن استلام نقدية
- مستند استلام سلعة / خامات أذن أضافة مستودعات
- مستند صرف سلعة / خامات أذن صرف مستودعات
- مستند تغير أنواع مخزنية أذن تغير صادر أو آت
- مستند إيداع بالبنك شعر إيداع أو قسيمة إيداع
- مستند سحب من البنك شعر منافس أو شعر سحب
* القيد المحاسبى :-
ينفذ مداواة مســتندات العملية المالية بأنشاء قــيد محاسبى [ يسمى قيد يومية ] يستند على نظرية القيد المضاعف والتى تشمل القيود الاتية:-
1- أن لكافة عملية مالية طرفان :-
طـــــرف مدين ( آخـــــذ )
طـــــرف دائن ( أعـــطى)
2- أن المبلغ المتداول واحد للطرفين .
3- أن جميع عملية ليست متعلقة بما قبلها أو عقبها .
وبالتالى فإنه ينبغي أن يخلص قيد اليومية ويرفق به المستند أو المستندات الداله والمؤيدة له ريثما يصبح القيد صحيحا ومكتملا ، وينبغي أن يوقع عليه المحاسب كاتب القيد وينفذ مراجعته على نحو مظبوط وأعتمادة قبل التوثيق بالدفاتر .
- ينفذ توثيق الشروط المحاسبية كل يوم بدفاتر اليومية الأمريكية والترحيل إلى الأساتذه الفرعية كل يوم وفق تمثلية القيد مع مراعاة التحقق من صحة التوثيق بالدفاتر .
* الموازين المالية الشهرية :-
فى أواخر جميع شهر ينفذ وظائف ترتيب مالى يتمثل فى :-
- استخراج ميزان مراجعة سنة من اليومية الأمريكية .
- استخراج موازين تحليلية من الأساتذه الفرعية .
- مماثلة أهمية إجماليات وأرصدة الموازين التحليلية [ الفرعية ] مع أهمية إجماليات وأرصده ميزان المراجعة السنة .
- ينفذ رسم اكونتات الحصيلة [التشغيل / المتاجرة / الأرباح والخسائر]
- ينفذ رسم المركز المالى فى تاريخ أواخر الشهر .
فى أواخر العام المالية :-
- ينفذ فى أواخر العام المالية أستخراج ميزان المراجعة السنة .
- وايضا موازين المراجعة التحليلية ( الاساتذة الفرعية ) .
- ينفذ تحرير شروط الأقفال وهذا بأقفال أرصدة الاكونتات فى رصيد التوظيف و رصيد المتاجرة و رصيد المكاسب والخسائر ( وهى ما تسمى اكونتات الحصيلة ) .
- وايضا وظائف الميزانية فى تاريخ ختام العام المالية .

- وظائف التعليل المالى اللازم ليبدو حصيلة جدارة الفرع وحصيلة النشاط وموقف السيولة .